15 Jahre Belege aufbewahren: Was der neue Aktionsplan gegen Steuerkriminalität für dich als Unternehmer:in bedeutet

Wie viele Jahre bewahrst du deine Belege eigentlich auf? Falls du dein Archiv im letzten Jahr ausgedünnt hast, weil die Frist verkürzt wurde, lohnt sich dieser Beitrag für dich besonders. Am 16. Juli haben Bundesfinanzminister Klingbeil und Bundesjustizministerin Hubig einen gemeinsamen Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vorgelegt. In den großen Nachrichten ist er untergegangen, wahrscheinlich wegen der Sommerpause. Für Unternehmer:innen steckt darin mehr Veränderung als in manchem Gesetz, über das ausführlich berichtet wurde, und zwar unabhängig von der Rechtsform.

Ein Aktionsplan ist noch kein Gesetz

Das gehört an den Anfang, damit du die Meldung richtig einordnen kannst. Ein Aktionsplan ist ein Ankündigungspapier. Es gibt dazu bisher keinen Gesetzentwurf, nichts ist beschlossen, und einzelne Punkte können sich noch deutlich ändern oder ganz verschwinden. Wer dir jetzt erzählt, dass ab sofort alles anders ist, verkauft dir etwas.

Trotzdem lohnt sich der Blick hinein, denn das Papier benennt konkrete Zahlen und konkrete Instrumente und zeigt damit die Richtung, in die sich die Finanzverwaltung in den nächsten Jahren bewegt. Diese Richtung kannst du in deiner Planung berücksichtigen, ohne heute etwas umzubauen.

Aufbewahrungsfristen: von acht auf 15 Jahre

Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sollen auf 15 Jahre verlängert werden. Damit du einordnen kannst, was das bedeutet, ein kurzer Rückblick: Bis Ende 2024 galten zehn Jahre. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt, geregelt in § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs, also den Vorschriften, die festlegen, wie lange du steuerliche und handelsrechtliche Unterlagen behalten musst.

Aus acht Jahren würden jetzt also 15, und das rund zwei Jahre nachdem die Verkürzung als Bürokratieentlastung gefeiert wurde. Als Begründung nennt der Aktionsplan, den Zugriff auf wichtige Beweismittel zu sichern.

Und hier kommt der Punkt, der in der Praxis regelmäßig übersehen wird, ganz unabhängig von dieser Reform: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht automatisch mit Ablauf der acht Jahre. Sie läuft weiter, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Klartext: Wenn bei dir eine Außenprüfung begonnen hat, wenn ein Bescheid vorläufig ergangen ist oder wenn ein Einspruch oder ein Klageverfahren läuft, musst du die betroffenen Unterlagen behalten. Auch dann, wenn die reguläre Frist rechnerisch längst vorbei wäre. Wer 2025 sein Löschkonzept auf acht Jahre umgestellt hat, hat diese Ausnahme nicht immer mitgedacht. Das ist der eigentliche Handlungspunkt, und er gilt schon heute.

Dazu soll die Pflicht kommen, steuerlich relevante Daten auf Spiegelservern in Deutschland zu speichern. Für dich ist das vor allem eine technische Frage an deinen Softwareanbieter, denn bei vielen Cloud-Lösungen weiß niemand im Unternehmen, in welchem Land die Daten tatsächlich liegen.

Der Staat lernt Mustererkennung

Der zweite Block dürfte die Prüfungspraxis auf Jahre verändern. Bund und Länder wollen gemeinsam ein Datenanalysezentrum aufbauen, Steuerdaten auf einer zentralen Plattform zusammenführen und einen behördenübergreifenden Datenzugriff ermöglichen. Künstliche Intelligenz soll Muster in Finanzdaten erkennen. Beim Zoll soll ein Gemeinsames Zentrum gegen Steuer- und Finanzkriminalität entstehen, in dem Steuerfahndung der Länder und Finanzermittler des Zolls Verfahren koordinieren. Als Vorbild nennt der Aktionsplan ausdrücklich das Gemeinsame Terrorismus-Abwehrzentrum. Dazu kommen ein Umsatzsteuermeldesystem gegen Umsatzsteuerbetrug und eine Registrierkassenpflicht für bargeldintensive Branchen.

Was heißt das für dich? Die Bundesbetriebsprüfung soll auf dieser besseren Datengrundlage risikoorientiert arbeiten, also gezielter dort prüfen, wo ein Verdacht besteht. Der Aktionsplan formuliert das ausdrücklich als Entlastung für Unternehmen, die sich an die Regeln halten. Ob das in der Praxis so aufgeht, wird man sehen. Die Logik dahinter läuft jedenfalls darauf hinaus, dass Prüfungen sich künftig auf die Fälle konzentrieren, die im System auffallen.

Auffallen kann man dort schon durch eine schlichte Abweichung, etwa durch eine Gehaltsstruktur, die aus dem Rahmen fällt, einen Verrechnungspreis, für den es keine Erklärung gibt, oder eine Kennzahl, die von der Branche abweicht, ohne dass irgendwo ein Grund dokumentiert ist. Das war vorher schon so, es wird nur schneller sichtbar.

Die Selbstanzeige soll in ihrer heutigen Form verschwinden

Heute kann bei einer Selbstanzeige von der Strafverfolgung abgesehen werden. Die Voraussetzung: Die hinterzogenen Steuern werden nachgezahlt, und zusätzlich wird ein Geldbetrag fällig, der sich nach der Höhe der hinterzogenen Steuer richtet und zwischen 10 und 20 % liegt. Geregelt ist das in § 398a der Abgabenordnung, der Vorschrift zum Absehen von der Verfolgung in besonderen Fällen. Die Begründung im Aktionsplan lautet, die Selbstanzeige setze den falschen Anreiz, sich erst dann zu offenbaren, wenn man die Entdeckung befürchtet. Deshalb soll sie in ihrer heutigen Form abgeschafft werden.

Hier ist meine Grenze, und ich sage sie dir offen: Wenn bei dir eine offene Sache aus der Vergangenheit liegt, ist das kein Thema für einen Blogbeitrag und auch keines für eine steuerliche Beratung allein. Das gehört in ein persönliches Gespräch und im Zweifel in die Hände einer Strafverteidigung. Liegen lassen wird durch diese Ankündigung riskanter, auch wenn noch kein Gesetzentwurf vorliegt.

Höhere Strafen und öffentliche Nennung

Für Unternehmen soll der Bußgeldrahmen steigen. Wer wegen schwerer Steuerstraftaten sanktioniert wird, soll künftig öffentlich genannt werden, wobei der Aktionsplan die Wahrung verfassungs- und datenschutzrechtlicher Vorgaben zusichert. Für besonders schwere Fälle ist ein neuer Verbrechenstatbestand geplant, mit einer Mindestfreiheitsstrafe von einem Jahr. Bei organisierter Steuerkriminalität soll der Strafrahmen auf bis zu 15 Jahre steigen.

Diese Einordnung als Verbrechen hat eine Folge, die in der Berichterstattung untergeht und praktisch schwer wiegt: Bei einem Verbrechen gibt es kein Strafbefehlsverfahren und keine Einstellung des Verfahrens gegen Geldzahlung. Auf Deutsch heißt das, solche Fälle lassen sich nicht mehr im schriftlichen Verfahren oder gegen eine Zahlung beenden. Sie müssen angeklagt und in einer öffentlichen Hauptverhandlung verhandelt werden, und für ein Unternehmen ist das ein Reputationsthema, unabhängig vom Ausgang.

Legale Gestaltung bleibt legal

Diese Unterscheidung ist mir wichtig, weil sie in der Diskussion oft verwischt wird. Der Aktionsplan richtet sich gegen Hinterziehung und Betrug. An der Zulässigkeit einer Holding, einer Betriebsaufspaltung oder eines sauber vereinbarten Geschäftsführergehalts ändert er nichts.

Zum Hintergrund lohnt ein Blick auf Cum-Ex und Cum-Cum, also systematische Steuertricks rund um den Wertpapierhandel, die den Staat Milliarden gekostet haben. Beim Cum-Ex hat der Bundesgerichtshof im Jahr 2021 klargestellt, dass es sich um Steuerhinterziehung handelt. Beim Cum-Cum wird bis heute darüber gestritten, ob ein Gestaltungsmissbrauch vorliegt. Das ist der Erfahrungshintergrund, aus dem dieser Aktionsplan kommt.

Der Plan kündigt allerdings auch an, den Graubereich aggressiver Steuergestaltung weiter zu prüfen und rechtliche Lücken zu schließen. Praktisch heißt das für dich, dass es künftig noch mehr darauf ankommt, ob du deine Struktur erklären kannst. Jede Position braucht einen Vertrag oder einen Beschluss und eine Begründung, die auch eine dritte Person nachvollzieht. Fehlt die Begründung, wird es mit besserer Datenauswertung über kurz oder lang teuer, und das völlig unabhängig davon, ob die Gestaltung rechtlich in Ordnung war.

Was du jetzt konkret tun kannst

Erstens: Fahre dein Belegarchiv nicht weiter herunter. Wer 2025 auf acht Jahre umgestellt hat, sollte damit aufhören, bis klar ist, wohin die Frist geht. Und prüfe, ob dein Löschkonzept die Ausnahme berücksichtigt: Unterlagen zu Jahren, in denen eine Prüfung läuft, ein Bescheid vorläufig ist oder ein Verfahren offen ist, bleiben liegen. Belege wieder zu beschaffen, die du hättest haben können, ist der unangenehmste Teil jeder Prüfung.

Zweitens: Kläre den Serverstandort deiner Buchhaltungsdaten. Das ist eine Mail an deinen Softwareanbieter, und der sollte die Antwort parat haben. Wenn die Pflicht zum Spiegelserver in Deutschland kommt, weißt du dann sofort, ob dich das betrifft.

Drittens: Prüfe deine Struktur auf Erklärbarkeit. Hast du eine GmbH, nimm dir die drei größten Positionen zwischen dir und der Gesellschaft vor, also Geschäftsführergehalt, Ausschüttungen und alles, was du deiner GmbH überlässt oder von ihr bekommst. Führst du ein Einzelunternehmen, schau auf die Grenze zwischen betrieblich und privat, also Fahrzeug, Arbeitszimmer und gemischte Kosten. In beiden Fällen gehört zu jeder Position ein Beschluss oder ein Vertrag und eine Begründung, die eine dritte Person nachvollziehen kann. Wenn du bei einer Position ins Grübeln kommst, hast du deinen ersten Arbeitspunkt gefunden.

Das alles läuft auf Ordnung hinaus, und Ordnung war schon vor diesem Aktionsplan die billigste Versicherung gegen eine Betriebsprüfung.

Zum Schluss noch der Termin-Hinweis: Am 31. Juli endet die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung 2025, wenn du sie selbst erstellst. Mit Steuerberatung hast du bis zum 1. März 2027 Zeit.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.