Wie hoch darf dein Geschäftsführergehalt sein? Und was passiert, wenn du es absenkst

Wenn du dein Geschäftsführergehalt neu rechnest, kommt irgendwann diese Frage: Wie viel darf ich mir eigentlich zahlen und wie wenig?

Im Beitrag Deine GmbH wird billiger, du privat wirst teurer ging es darum, warum die Verteilung zwischen Gehalt, Tantieme und Ausschüttung sich gerade verschiebt. Die Körperschaftsteuer sinkt ab 2028 in Stufen, die private Spitzenbelastung soll nach oben gehen. Wer diese Rechnung ernsthaft macht, landet bei der Frage nach der Höhe. Das Finanzamt prüft dabei nur in eine Richtung. Und es gibt eine Ausnahme, die richtig teuer werden kann.

Die Grenze heißt Angemessenheit

Deine Vergütung muss angemessen sein. Das prüft die Betriebsprüfung.

Der Maßstab dahinter ist der Fremdvergleich. Die Frage lautet: Was hätte ein fremder Geschäftsführer, der nicht an der Gesellschaft beteiligt ist, für dieselbe Arbeit bekommen? Alles, was darüber liegt, gilt als Vorteil, den du dir als Gesellschafter:in verschafft hast.

Die Folge ist eine verdeckte Gewinnausschüttung, kurz vGA. Für den unangemessenen Teil bekommt die GmbH keinen Betriebsausgabenabzug. Bei dir privat wird trotzdem versteuert. Du zahlst auf beiden Ebenen, ohne dafür einen Vorteil zu haben.

Wichtig ist, worauf das Finanzamt dabei schaut. Eine vGA setzt voraus, dass Vermögen aus der Gesellschaft abfließt oder ihr ein Vorteil entgeht. Geprüft wird also, ob zu viel zu dir geflossen ist.

Angemessen ist eine Bandbreite

Hier liegt der erste Denkfehler, dem ich regelmäßig begegne. Viele stellen sich die Angemessenheit als einen einzigen richtigen Betrag vor, den das Finanzamt kennt und man selbst nicht.

Die Rechtsprechung arbeitet mit einer Bandbreite. Unangemessen ist erst, was oberhalb ihres oberen Rands liegt. Der Bundesfinanzhof hat das 2020 noch einmal bestätigt, in einem Fall aus dem Gemeinnützigkeitsrecht, in dem er ausdrücklich mit den Maßstäben der verdeckten Gewinnausschüttung gearbeitet hat. Zwei Punkte daraus sind praktisch: Bei größeren Unternehmen fließt das obere Viertel der Vergleichswerte aus den Gehaltsstrukturuntersuchungen mit ein. Und von einem krassen Missverhältnis geht er erst aus, wenn die Angemessenheitsgrenze um mehr als 20 % überschritten wird.

Das ist eine gute Nachricht für dich. Du brauchst eine Begründung, warum dein Wert innerhalb der Bandbreite liegt. Auf diese Begründung kommt es an.

Woraus sich diese Bandbreite ergibt, ist keine geheime Größe. Die Finanzverwaltung arbeitet mit Gehaltsstrukturuntersuchungen, die Vergütungen nach Umsatz, Mitarbeiterzahl und Branche auswerten. In einigen Bundesländern kommen eigene Tabellen dazu. Deine Größenklasse und deine Branche entscheiden also mit.

Geprüft wird die Gesamtausstattung

Der zweite Denkfehler ist, die Bestandteile einzeln zu betrachten.

Geprüft wird die Gesamtausstattung. Also Festgehalt, Tantieme, Dienstwagen und eine etwaige Pensionszusage zusammen, in der Summe. Ein niedriges Festgehalt rechtfertigt deshalb keine unbegrenzte Tantieme, weil am Ende die Summe bewertet wird.

Und jetzt zu der bekanntesten Zahl in diesem Zusammenhang: das Verhältnis von 75 % Festgehalt zu 25 % Tantieme.

Diese Relation stammt aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums von 2002 und steht bis heute in den Anlagen zum Körperschaftsteuer-Handbuch. Der Bundesfinanzhof hat sie schon 2003 in mehreren Entscheidungen erheblich aufgeweicht. Aufgehoben hat die Verwaltung sie trotzdem nie.

Was daraus praktisch folgt, ist wichtiger als die Frage, ob sie gilt. Sie ist eine Nichtaufgriffsgrenze. Bleibst du darunter, schaut in der Regel niemand genauer hin. Gehst du darüber, wird im Einzelfall geprüft. Dann musst du erklären können, warum. Es bleibt eine Schwelle, ab der genauer hingeschaut wird. Eine Überschreitung eröffnet die Diskussion, sie entscheidet sie noch nicht.

Dasselbe gilt für die zweite verbreitete Zahl, nach der Tantiemen nicht mehr als die Hälfte des Jahresüberschusses abschöpfen sollen. Auch das ist ein Prüfraster der Verwaltung.

Was daneben wirklich erwartet wird, ist eine Obergrenze im Vertrag. Eine gewinnabhängige Tantieme ohne Deckel kann in einem sehr guten Jahr den kompletten Gewinn abschöpfen. Das ist das Bild, das die Gerichte vermeiden wollen. Wer mehrere Personen in die Geschäftsführung bestellt, muss zusätzlich damit rechnen, dass Abschläge vorgenommen werden.

Warum die Urteile dazu so alt sind

Wenn du zu diesem Thema recherchierst, fällt dir etwas auf: Die tragenden Entscheidungen sind von 2001 bis 2003, ein paar Finanzgerichtsurteile aus den Jahren danach. Dann wird es dünn. Bei einem Dauerthema wirkt das seltsam.

Der Grund ist ein verfahrensrechtlicher. Ob eine Vergütung angemessen ist, ist eine Tatsachenfrage. Sie wird vom Finanzgericht festgestellt. Der Bundesfinanzhof kann sie nur eingeschränkt überprüfen. Die grundsätzliche Methodik hat er Anfang der 2000er Jahre geklärt. Was seitdem kam, betrifft Randbereiche.

Praktisch heißt das für dich: Dieses Thema wird in der Betriebsprüfung entschieden. Vor Gericht landet es selten. Deshalb sind die Verwaltungsraster wichtiger als die Rechtsprechung. Und deshalb ist eine gute Dokumentation wertvoller als ein Urteil, auf das man sich beruft.

Zwei neuere Entscheidungen sind trotzdem erwähnenswert.

Zur Tantieme hat der Bundesfinanzhof 2024 entschieden, dass eine Tantieme, die im festgestellten Jahresabschluss nicht ausgewiesen ist, der beherrschenden Person auch nicht zufließt. Sie wird bei ihr also nicht versteuert, selbst wenn sie eigentlich hätte passiviert werden müssen. Wer dagegen bewusst auf eine bereits entstandene Tantieme verzichtet, versteuert sie trotzdem: Der Verzicht gilt als verdeckte Einlage. In Höhe des werthaltigen Teils gilt der Betrag als zugeflossen.

Zur Umsatztantieme gibt es aus demselben Jahr eine Entscheidung, die oft als Entwarnung gelesen wird. Sie betraf eine Aktiengesellschaft, deren Vorstand zugleich Minderheitsaktionär war. Entscheidend war, dass ein unabhängig besetzter Aufsichtsrat die Vergütung vorab kontrolliert hatte. Für die typische GmbH ohne Aufsichtsrat lässt sich daraus nichts ableiten. Dort bleibt die Umsatztantieme kritisch, weil sie auch dann Geld an dich auszahlt, wenn die GmbH keinen Gewinn macht.

Wenn die Zahlen deiner GmbH einbrechen

Bevor es zur Untergrenze geht, noch eine Konstellation aus der Praxis.

Verschlechtern sich die wirtschaftlichen Verhältnisse deiner GmbH deutlich und dein Gehalt läuft unverändert weiter, kann von dir erwartet werden, dass du auf eine Herabsetzung hinwirkst. Ein Gehalt, das im guten Jahr angemessen war, ist es im schlechten Jahr nicht automatisch noch. Der Maßstab bleibt derselbe, nur die Bezugsgröße hat sich verändert.

Nach unten gibt es diese Kontrolle nicht

Ein niedrigeres Gehalt löst für sich genommen keine vGA aus. Bei einer bewusst niedrigen Vergütung fließt kein Vermögen ab, in der GmbH bleibt mehr. Die Voraussetzung der vGA ist damit nicht erfüllt.

Eine verdeckte Einlage entsteht daraus ebenfalls nicht. Eine verdeckte Einlage setzt zwei Dinge voraus. Ein Wirtschaftsgut, das bereits existiert, gelangt in die Gesellschaft oder bleibt dort. Und du als Gesellschafter:in bekommst dafür einen zu geringen Gegenwert. Arbeitsleistung ist kein solches Wirtschaftsgut. Sie entsteht erst in dem Moment, in dem du sie erbringst. Einbuchen lässt sie sich nicht. Wenn du kein höheres Gehalt verlangst, entsteht dadurch auch keine Forderung, auf die du verzichten könntest.

Der Gewinn bleibt dann einfach in der GmbH und wird dort versteuert. Das ist die Systematik. Sie eröffnet dir Spielraum nach unten.

Eine Einschränkung gehört dazu. Die nenne ich lieber, als sie wegzulassen: Zu bewusst niedrigen Geschäftsführergehältern gibt es keine Grundsatzentscheidung, an der man sich festhalten kann. Die Rechtsprechung zur Angemessenheit betrifft durchweg zu hohe Vergütungen. Die Aussage folgt aus der Systematik. Ein Urteil zu genau diesem Fall steht noch aus.

Bei einer Sache ist die Rechtslage dagegen sehr eindeutig. Und die betrifft die Pensionszusage.

Die Ausnahme, wenn du eine Pensionszusage hast

Die Falle entsteht genau durch die Handlung, die eben noch unproblematisch aussah.

Der Begriff, um den es geht, heißt Überversorgung. Er beschreibt eine Zusage, die im Verhältnis zum laufenden Gehalt zu groß geworden ist. Die Rechtsprechung arbeitet dabei mit einer konkreten Grenze: Erreicht deine Versorgung zusammen mit der Anwartschaft aus der gesetzlichen Rentenversicherung mehr als 75 % deiner Aktivbezüge, gilt sie als überschießend. Maßgeblich sind dabei die Bezüge, die im jeweiligen Wirtschaftsjahr tatsächlich gezahlt wurden. Variable Bestandteile werden über einen Fünfjahresdurchschnitt eingerechnet.

Der Gedanke dahinter: Eine betriebliche Altersversorgung soll die Lücke schließen, die die gesetzliche Rente lässt. Sie soll dich im Ruhestand nicht besserstellen als in der aktiven Zeit.

Diese Grenze ist ein Verhältnis. Ein Verhältnis verschiebt sich, wenn du an einer der beiden Größen drehst. Senkst du dein laufendes Gehalt dauerhaft ab und lässt die Zusage unverändert, wird die Pension relativ zum Gehalt größer. Ab der 75-%-Marke ist die Zusage überversorgend, ohne dass du an ihr etwas geändert hättest.

Dazu gibt es eine klare Linie in der Rechtsprechung. Sie ist deutlich jünger als das, was zur Angemessenheit vorliegt. Der Bundesfinanzhof hat 2012 entschieden, dass bei einer dauerhaften Absenkung der Aktivbezüge das reduzierte Gehalt die Bemessungsgrundlage wird. 2016 hat er das für den Wechsel in Teilzeit bestätigt. Wichtig an dieser Entscheidung: Der Umstand, dass die Absenkung erst wenige Jahre vor dem Ruhestand erfolgte, hat nicht davor geschützt. Die Überversorgungsgrundsätze galten trotzdem.

In der Anwartschaftsphase ist die Folge eine anteilige gewinnerhöhende Auflösung der Pensionsrückstellung. Die Rückstellung, die du gebildet hast, wird gekürzt. Die Kürzung erhöht deinen steuerlichen Gewinn in dem Jahr, in dem sie greift. Das ist dogmatisch eine reine Bewertungsfrage. In der Rentenphase kommt eine zweite Prüfung dazu: Dort wird der überversorgungsbedingte Teil der Zahlung regelmäßig als vGA behandelt, das folgt allerdings aus einer eigenen Prüfung der gesellschaftlichen Veranlassung und nicht automatisch aus der Überversorgung.

Ich betone das, weil es die Größenordnung erklärt. Betroffen ist ein Bilanzposten, der über Jahre aufgebaut wurde und teilweise auf einmal aufgelöst wird.

Zwei Dinge mildern das ab. Beide solltest du kennen. Die Ausnahme greift bei einer vorübergehenden Absenkung, etwa in einer echten Unternehmenskrise. Dann gehört sie dokumentiert, mit Anlass und geplanter Dauer. Bei einer dauerhaften Absenkung gilt die Ausnahme nicht, auch wenn der Anlass nachvollziehbar ist. Und der Bundesfinanzhof rechnet zeitanteilig. Er spart dabei die Anwartschaftsteile aus, die du zu früheren Stichtagen ohne Überversorgung erdient hast.

Praktisch heißt das: Wenn du eine Zusage laufen hast, ist die Vergütungsfrage eine Rechnung mit drei Größen. Gehalt, Tantieme und Pension gehören in denselben Termin.

Was sich bei Pensionszusagen gerade bewegt

Anders als bei der Angemessenheit ist das Thema Pensionszusage in Bewegung, an zwei Stellen.

Die erste betrifft die Erdienbarkeit. Eine Zusage wird steuerlich nur anerkannt, wenn du sie durch deine Arbeit noch verdienen kannst. Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer:innen gilt dafür ein Zeitraum von mindestens zehn Jahren zwischen der Erteilung der Zusage und dem vorgesehenen Rentenbeginn. Gerechnet wird ab dem Datum der Zusage. Wer nicht beherrschend ist, kommt alternativ mit drei Jahren Restdienstzeit aus, wenn bis zum Rentenbeginn insgesamt zwölf Jahre Betriebszugehörigkeit zusammenkommen.

Neu ist, wann diese Prüfung entfällt. Bei einer Zusage, die du vollständig aus eigenem Gehalt finanzierst, also durch Entgeltumwandlung, spielt die Erdienbarkeit keine Rolle. Der Bundesfinanzhof hat das Ende 2025 bestätigt und dabei zusätzlich entschieden, dass in dieser Konstellation auch keine Probezeit eingehalten werden muss. Eine solche Zusage kann also unmittelbar nach der Gründung erteilt werden.

Dafür verlangt er drei Dinge. Die sind der Preis dieser Öffnung. Der Anspruch muss insolvenzgesichert sein, sonst wird die Direktzusage regelmäßig nicht anerkannt. Die Zusage muss wirklich ausschließlich aus deinem Gehalt finanziert sein, was bei zeitlicher Nähe zur ersten Gehaltszahlung im Einzelfall geprüft wird. Und für die Gesellschaft darf kein nennenswertes Risiko bestehen, die späteren Versorgungsansprüche doch mitfinanzieren zu müssen, etwa über eine zu hoch garantierte Verzinsung. Wer über Entgeltumwandlung nachdenkt, sollte diese Punkte von Anfang an mitplanen.

Die zweite Bewegung betrifft den Ausstieg aus einer bestehenden Zusage. Hier hat der Bundesfinanzhof 2025 entschieden, dass eine Abfindung nicht automatisch eine vGA ist, wenn die Zusage aus betrieblichen Gründen abgefunden wird. Im entschiedenen Fall war die Abfindung Teil eines Sanierungspakets bei drohender Zahlungsunfähigkeit.

Gleichzeitig zeigt eine Finanzgerichtsentscheidung aus demselben Jahr, wie schnell ein Verzicht schiefgeht, wenn der Gegenwert deutlich unter dem Wert der Zusage liegt. Dort wurde der Vorgang in eine Kombination aus vGA und verdeckter Einlage aufgeteilt. Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs zu dieser Konstellation gibt es bisher nicht, es bleibt also bei einem einzelnen Finanzgerichtsurteil.

Wer eine Zusage loswerden will, hat also einen Weg. Er verlangt eine betriebliche Begründung und einen angemessenen Gegenwert.

Was du jetzt konkret tun kannst

Dein Spielraum liegt unterhalb der Angemessenheitsgrenze der Gesamtausstattung. Diese Grenze ist eine Bandbreite. Nach unten setzt dir das Steuerrecht keine Untergrenze, solange keine Pensionszusage im Spiel ist.

Vier Dinge kannst du konkret prüfen.

1. Schau in deinen Geschäftsführervertrag, ob eine Obergrenze für die Tantieme drinsteht. Wenn nicht, ist das der Punkt, an dem eine Betriebsprüfung ansetzen wird, unabhängig davon, wie hoch die Tantieme in einem bestimmten Jahr tatsächlich ausgefallen ist.

2. Prüfe, ob deine Vergütung noch zur wirtschaftlichen Lage deiner GmbH passt. Das gilt in beide Richtungen und besonders dann, wenn sich die Zahlen deutlich verändert haben.

3. Wenn du eine Pensionszusage hast, rechne sie mit, bevor du am Gehalt drehst. Rechne dabei die gesetzliche Rente mit ein, weil die 75 % sich auf die Gesamtversorgung beziehen. Die Zusage ist der Grund, warum die naheliegende Bewegung nach unten in deinem Fall nicht frei ist.

4. Halte fest, warum du entschieden hast, wie du entschieden hast. Bei einem Thema, das in der Betriebsprüfung entschieden wird, ist die Begründung im Zeitpunkt der Entscheidung das wertvollste Dokument, das du haben kannst.

Wo genau die Angemessenheitsgrenze in deinem Fall liegt, hängt von deiner Branche, der Größe deiner Gesellschaft, deiner Ertragslage und davon ab, wie viele Personen in der Geschäftsführung sind. Eine allgemeine Zahl dafür gibt es nicht. Wer dir eine nennt, hat deine Zahlen nicht angeschaut.

Und wenn du beim Rechnen ohnehin auf 2027 schaust: Drei Änderungen, die dein Steuerjahr 2027 teurer machen, habe ich in diesem Beitrag zusammengestellt.

Rechtsstand: 11. August 2026. Dieser Beitrag kann trotz aller Sorgfalt überholt sein oder auch mal Fehler enthalten. Er ist eine allgemeine Information und keine Mandatsinformation. Eine individuelle Steuerberatung ersetzt er nicht, auch nicht in bestehenden Mandaten.